Sony Music verviervoudigde de creatieve productiecapaciteit met Asana

De marketing- en creatieve productieteams in de catalogusdivisie, Legacy Recordings, bij Sony Music zijn verantwoordelijk voor het promoten van meer dan 100 jaar muziek en houden artiesten als Jimi Hendrix, Bob Dylan, Mariah Carey en Michael Jackson in zeer regelmatige rotatie. In de afgelopen vijf jaar heeft de muziekindustrie een cruciale overgang doorgemaakt, omdat platenlabels met succes zijn overgestapt op een bedrijfsmodel voor streaming. Om de overgang van albumverkoop naar microtransacties te ondersteunen, zijn de marketing- en creatieve teams van Legacy Recordings overgestapt op een "always on" -campagnestrategie.

Toen Walter Gross, Senior Director van Digital Marketing, zich bij het team voegde, was er geen standaardproces om promotiemateriaal te ontwikkelen voor de meer dan 1000 artiesten die Legacy Recordings ondersteunt. Omdat er meerdere campagnes tegelijkertijd plaatsvonden, betekende dit dat creatieve en kopieerverzoeken vaak verloren gingen in eindeloze e-mailthreads en "drive-by" -deskgesprekken.

Zonder een centrale plaats om alle creatieve en kopieerbehoeften voor hun campagnes bij te houden en te beheren, heeft het team:

• Kritieke deadlines gemist omdat aanvragen verloren gingen of belangrijke informatie ontbrak die nodig was om het werk te produceren.

• Had geen zicht op de status van creatieve middelen en kon geen verslag uitbrengen over het productieproces aan het leiderschap.

• Kon het aantal campagnes en artiesten dat ze nodig hadden niet ondersteunen omdat hun productieproces niet synchroon liep met hun marketingteam.

• Waren niet in staat om inzichten en lessen uit eerdere campagnes te gebruiken om de uitvoering en creatieve productieprocessen te verbeteren.

Walter wist dat het team hun creatieve productieproces moest centraliseren en stroomlijnen, zodat ze meer campagnes konden uitvoeren om de artiesten van Legacy Recordings in het middelpunt van de belangstelling te houden voor muziekliefhebbers en hun zakelijke doelen te bereiken.

De juiste oplossing vinden

Terwijl het team Asana als een mogelijke oplossing verkende, ontdekten ze dat het hen in staat zou stellen om hun campagnekalender en creatieve productieproces te verbinden en te coördineren. Het bood ook de flexibiliteit en het maatwerk dat ze nodig hadden om verschillende marketingteams en workflows te ondersteunen. Het belangrijkste was dat Walter het intuïtiever in gebruik vond dan andere tools die ze evalueerden en er vertrouwen in had dat het team het zou gebruiken.

We vonden Asana het juiste product voor ons omdat het gebouwd was voor de behoeften van een snel ontwikkelend planningsproces.

Kritieke workflows en belangrijke belanghebbenden naar Asana verplaatsen

Om aan de slag te gaan, begon Walter de agenda van de artiestennieuwsbrief voor alle artiesten en labels van Legacy Recordings naar Asana te verplaatsen. Vervolgens bouwde het team een standaardproces uit om elke nieuwsbrief te produceren, zodat iedereen duidelijk was over verantwoordelijkheden, creatieve behoeften en afhankelijkheden. Dit elimineerde onmiddellijk veel van de pijn, onzekerheid en verwarring die het team voelde toen het deze nieuwsbrieven eerder via e-mails probeerde te produceren.

Vervolgens bouwde het team hun agenda voor sociale media-campagnes uit in Asana. Omdat het team zowel de sociale kanalen van artiesten als labels beheert, was het van cruciaal belang om de creatieve productie voor deze campagnes te stroomlijnen en op te schalen om hun engagement-doelen te bereiken.

Muziek in het tijdperk van streaming

Nu met Asana zijn alle creatieve productie en goedkeuringen gecentraliseerd in één project dat verbonden is met de agenda van het campagneteam, zodat creatieve behoeften en vervaldatums duidelijk zijn. Aanvragen worden snel getrieerd en uitgevoerd, en het team kan nauwkeurig rapporteren over de status van alle creatieve mensen aan belanghebbenden en leidinggevenden.

Naast het zorgen dat creatief op tijd wordt geproduceerd, heeft Asana het team in staat gesteld om:

• Hun creatieve productieproces te schalen om meer advertenties, video's en media-indelingen te maken voor hun sociale en e-mailcampagnes.

• Effectiever samen te werken, zodat ze hun tijd en energie kunnen richten op strategie en creatieve richting in plaats van belangrijke informatie op te sporen.

• Meer campagnes te lanceren om meer artiesten te promoten, zodat ze hun socialemediapubliek en e-maildatabase kunnen laten groeien.

Het volgende hoofdstuk: Het promoten van 'off-cycle' artiesten

Wanneer artiesten als Adele, John Legend, Alicia Keys en Beyoncé 'off-cycle' zijn (wat betekent dat ze geen nieuwe albumrelease hebben), produceren de frontlinie-labels geen marketingcampagnes om hen en hun muziek top of mind te houden voor consumenten. Dit jaar, met de extra capaciteit die ze hebben opgedaan sinds de implementatie van Asana, neemt het marketingteam van Legacy Recordings dit werk op zich.

De sleutel tot het op zich nemen van al dit extra werk? Het team zal de processen die ze in Asana hebben gebouwd gebruiken om deze campagnes met succes uit te voeren en samen te werken met eerstelijnsmensen van Columbia, Epic, RCA en meer die deze artiesten vertegenwoordigen.